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3. Prévoir le nombre de ventes par type de produit et services Une fois que les tâches et les temps nécessaires pour les effectuer sont identifiés, il n’est possible de quantifier la charge de travail qu’en fonction du nombre de clients qui passent en caisse et des colis à réceptionner et mettre en rayon. Autrement dit, il faut maîtriser les flux de vos clients et de vos produits. Cela revient à se poser la question suivante : « Quels sont les types de produits vendus et services fournis au quotidien, et à quel moment de cette journée le sont-ils ? » Cette information est essentielle, car bien vendre, entendons par-là être en mesure d’affecter le bon nombre de personnes compétentes, au bon moment, pour accompagner le client dans le choix d’un produit ou lors de la réalisation d’une prestation de service, représente une forte valeur ajoutée pour la pharmacie et un véritable enjeu de différenciation. En effet, accorder au client une écoute personnalisée et un temps de conseil adapté, et être en mesure de lui proposer le produit désiré « just in time » contribue à fluidifier les flux et réduit l’attente perçue par le client (facteur rédhibitoire en pharmacie), ce qui renforce sa confiance et sa fidélité en votre point de vente. Ainsi, anticiper les ventes des différents types de produits constitue donc un atout autant qu’un pré-requis, qu’il convient de mener en 4 étapes : 1- Analyse des données de caisse des années précédentes pour calculer le nombre de produits d’une famille distribués, ainsi que les services payants dispensés. 2- Analyse et compréhension des impacts des facteurs ayant influencé les ventes – météo, épidémies, promotions, lancement de tendances en beauté et bien-être … 3- Mise à jour régulière en intégrant les nouvelles données. 4- Calcul de la charge de travail en rapprochant les temps des volumes à traiter des tâches de conseil, service et gestion. Vous avez à présent toutes les cartes en main pour bien conseiller et servir vos clients, bien vendre et maintenir une dynamique commerciale efficace au sein de l’officine. Cependant, il ne suffit pas de connaître les tâches et les volumes à traiter, il s’agit aussi de savoir les répartir dans l’équipe pour une meilleure qualité d’exécution. L’effort ne s’arrête pas là, encore un peu de courage ! 4. Allouer équitablement la charge de travail à chaque collaborateur 4.1 - Dans la gestion du quotidien Compte tenu de la taille de votre officine, de la qualification de vos collaborateurs et de leurs compétences, vous pouvez répartir avec équité, à la journée ou à l’heure, les ressources dont vous avez besoin pour assurer la charge de travail évaluée, en évitant les surcharges et les heures de travail sans activité. Cette répartition doit être effectuée en jouant sur la polyvalence, les compétences de chacun et les priorités, tout en visant l’excellence de la qualité du service client. A partir de 3 millions de chiffre d’affaires, l’officine présentant des métiers différents, il est important de savoir attribuer les charges et les tâches selon les fonctions de chacun. Par exemple, vous évaluerez la charge d’un réceptionniste sur le contrôle des réceptions et le rangement en réserve, celle d’un rayonniste sur la mise en rayon et celle d’un préparateur sur le conseil à la vente et le maintien de son offre sur les rayons dont il a la responsabilité. 4.2 - Dans la gestion occasionnelle Piloter l’activité, c’est bien gérer le quotidien pour mieux absorber l’occasionnel qui peut devenir quotidien. Imaginez avoir calculé que les services liés aux TROD, suivis ALD, aide au sevrage etc … mobilisent 3 heures de présence, chaque matin, de 9h00 à 10h00. Il sera donc nécessaire d’y allouer 3 personnes. Il est ainsi crucial de savoir qui peut être affecté à ce type de service : un pharmacien uniquement ? Auquel cas, l’officine possède-t-elle assez de ressources compétentes ? Un préparateur formé pour ce type de service ? N’importe quel préparateur car tous sont formés ? Il est dans tous les cas important d’avoir anticipé ces questions fondamentales. 4.3 - Dans la gestion de l’exceptionnel et de l’imprévu Il est tout aussi essentiel de savoir intégrer à votre organisation les imprévus (campagnes publicitaires, nouveautés, retard de livraisons, climat, absences), ainsi que les tâches à caractère exceptionnel (surcroit de clients en fonction des épidémies …). Ces tâches sont très chronophages lorsque l’activité n’est pas pilotée en amont, mais beaucoup plus faciles à absorber quand on sait l’anticiper. Par exemple : un laboratoire met en place un produit révolutionnaire et prévoit un lancement national dans une semaine. Une connaissance particulière du produit est nécessaire, un merchandising spécifique est requis avec installation de PLV et animation de lancement au bon moment. Dans cas, anticipation des flux, connaissance des compétences et organisation au millimètre près, représentent le minimum requis, c’est-à-dire déjà beaucoup. Au cours de la journée, il s’agit donc de savoir répondre à la question « Qui fait quoi, à quel moment et pendant combien de temps ? » et ce en temps réel, car l’activité est susceptible de varier continuellement. Le fait de subir l’activité et de mal répondre aux imprévus et aux faits exceptionnels, a pour conséquence de détruire de la valeur (allouer les bonnes personnes au bon moment pour le service client) dans la gestion du quotidien. Par exemple : si une livraison de produits solaires a tardé à être mise en place et que, la demande afflue d’un jour à l’autre pour cause de météo exceptionnellement clémente, l’affectation urgente voire anarchique des collaborateurs à l’implantation de ces produits, nuira forcément à la mise en rayon d’autres produits ou à la réalisation d’autres tâches. Si vous possédez à présent la méthodologie adéquate, la mise en œuvre peut corser considérablement l’exercice. En effet, comment matérialiser les personnes nécessaires à la bonne gestion du quotidien et la prise en charge des imprévus à l’aide d’une seule feuille blanche ou même d’un tableau Excel ? Pour vous simplifier la réflexion, sans outil c’est impossible ! 5. Planifier les horaires et piloter l’activité de votre pharmacie grâce à un outil dédié Parce que l’officine, selon sa taille et ses flux, doit aujourd’hui intégrer un nombre de données très important, et répondre en temps réel aux besoins d’une activité qui varie continuellement, automatiser l’organisation du travail n’est plus une option, pour qui veut rester dans la course. Timeskipper, la plateforme créée pour piloter l’activité au quotidien dans la distribution, permet non seulement de modéliser votre organisation, mais également de mettre à jour en temps réel toutes vos données clients et produits, pour optimiser le travail de vos équipes. A ce titre, la technologie Timeskipper s’appuie sur un algorithme prédictif et une Intelligence Artificielle pour déterminer les charges de travail les plus justes. L’outil identifie le type de tâches composant l’activité de votre officine, prend en compte le temps de réalisation pour chacune d’entre-elles, intègre les flux produits et clients, restitue le temps de travail et le répartit aux personnes les plus compétentes pour le réaliser. D’une part, vous êtes en mesure de planifier les horaires de vos collaborateurs avec équité et transparence, permettant ainsi de travailler dans la sérénité et la motivation. D’autre part, vous pilotez correctement le quotidien en intégrant de manière plus efficace les aléas et les imprévus, garantissant ainsi une qualité de service auprès des clients. En définitive, c’est votre pharmacie qui est plus rentable et qui gagne en légitimité !
Bonnes pratiques pour planifier les horaires et piloter l’activité dans votre pharmacie

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Il est tant de cesser de considérer votre officine comme un simple guichet du médicament et du dépannage parapharmaceutique. Aujourd’hui, la pharmacie a évolué : véritable espace de santé, de bien-être et de services, centre de profit à part entière, l’improvisation n’y a plus sa place. Pour répondre à une demande de plus en plus exigeante et en perpétuel mouvement, mettre en œuvre les activités additionnelles et continuer à gérer efficacement les tâches habituelles pour être rentable, planifier efficacement les horaires de vos collaborateurs et piloter l’activité de votre pharmacie est devenu une nécessité. Petit bréviaire des bonnes pratiques …
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Magasins de bricolage : une adhérente du groupement Les Mousquetaires partage son expérience

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Vanessa Bernard nous livre une expérience jalonnée de défis quotidiens, ponctuée de belles réussites et enrichie de quelques conseils bien avisés, pour faire émerger une surface de bricolage de proximité située en zone semi rurale, dans un marché dilué par une myriade d’acteurs de natures diverses, tous canaux confondus, et au sein duquel, la concurrence est aussi acérée que la lame d’une tondeuse. Tranche de vie …
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Distribution Alimentaire
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GSA : 5 questions pour savoir si vous avez besoin de mettre en place un outil de pilotage dans votre point de vente

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La distribution présente des points de friction récurrents, connus de longue date, mais difficiles à enrayer : gestion des ruptures et plus généralement tenue du magasin, attente en caisse, aléas, choix des produits, des thématiques et des promotions en corrélation avec les besoins des consommateurs, niveaux de prix ou encore présence des vendeurs … Ces basiques du métier de retailer constituent autant de leviers de succès que de sévères écueils sur le parcours d’achat : tout dépend de la manière dont ils sont appréhendés, la fréquentation et la rentabilité du point de vente étant tout de même en jeu.
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Magasins de meubles et décoration : comment mieux utiliser le temps de travail de vos équipes ?

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Dans le secteur de l’ameublement et de la décoration, il est fortement challengé par le comportement des consommateurs, auquel il doit s’adapter en continu. Comment satisfaire l’exigence de cette expérience client, qui implique des tâches additionnelles pour les équipes et demande du temps, tout en maîtrisant ses coûts ? Si l’exercice consiste à mieux utiliser le temps et à optimiser le travail des équipes, reste la question de savoir où le placer et de quelle manière le capter. Explications …
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5 raisons de mettre en place un outil de pilotage d’activité dans vos points de vente

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Comment offrir une expérience client moderne et enchanteresse, et améliorer les performances du magasin, tout en absorbant cette transformation, en s’adaptant à la digitalisation des magasins et bien sûr, en continuant à assurer les tâches habituelles ? Une seule solution : piloter l’activité au quotidien !
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Les 5 bénéfices clés de la solution Timeskipper pour les supermarchés

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La mutation des supermarchés est bien amorcée et les points de vente se sont adaptés aux nouvelles - et pointues - exigences de consommation. Néanmoins, leur attractivité et leur rentabilité sont toujours soumises à leur capacité à bien organiser les temps de travail des équipes. Et ça c’est une autre histoire, surtout dans la durée ! Le logiciel de pilotage d’activité Timeskipper est en mesure d’apporter une réponse pérenne à ce défi. La solution en 5 points !
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Les outils indispensables pour digitaliser votre point de vente

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La digitalisation du point de vente est devenue incontournable pour réconcilier les enjeux de la distribution et les attentes des clients. Les outils digitaux sont nombreux, mais certains apparaissent comme indispensables. Nous vous proposons une sélection des mieux adaptés à la distribution.
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Comment améliorer l’expérience client d’un point de vente ?
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Axe majeur de différenciation concurrentielle, l’amélioration de l’expérience client en magasin, constitue un cheval de bataille prioritaire pour les retailers. Comment les enseignes peuvent encore se démarquer en offrant à leurs clients une expérience d’excellence ? Une évolution digitale oui, mais pas que !
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Trois exemples de réorganisation réalisés grâce à TimeSkipper

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Le logiciel de pilotage d’activité ne vous laisse pas insensible, mais vous éprouvez quelques difficultés à envisager les améliorations qu’un tel outil pourrait concrètement apporter à votre point de vente ? Nous vous proposons trois exemples bien réels, de réorganisations opérées au sein de modèles de distribution et de nature de magasins différents, grâce à la plateforme TimeSkipper.
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Comment allouer plus de temps au conseil client en distribution spécialisée ?

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L’avènement du libre-service dans le secteur du retail, a longtemps éloigné les conseillers-vendeurs de la surface de vente. Le choisir soi-même - ses baskets de running, son thé en vrac, sa caméra numérique ou encore le jouet idéal pour Noël - était devenu, fut un temps, la norme de la consommation.
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Comment gérer les 5P en grande distribution avec Timeskipper ?

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Produit, Prix, Promotion et Placement : ces 4 principaux piliers du Marketing Mix, constituent l’ensemble des stratégies opérationnelles, qui ont pour objectif de faire se rencontrer l’entreprise et son marché. En grande distribution, l’expérience client étant aujourd’hui placée au cœur des préoccupations, la Propreté constitue un 5ème levier essentiel pour le point de vente. La plateforme de pilotage d’activité Timeskipper est à même de fournir une solution durable à la complexe équation « satisfaction client vs rentabilité ». Démonstration.
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Comment adapter le travail des équipes pour faire face au turnover dans les hypermarchés ?

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L’hypermarché présente un éventail relativement dense de batailles à mener, pour gagner le combat de sa restructuration. Depuis quelques années une problématique supplémentaire s’est invitée, histoire de corser un peu la situation : la difficulté à recruter et à fidéliser les collaborateurs. Quelles en sont les raisons et les impacts, et comment enrayer l’exode des collaborateurs ?
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Qu’est-ce que l’organisation des opérations dans les points de vente alimentaires, et comment a-t-elle évolué ces dernières années ?

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La distribution alimentaire en France est arrivée au terme d’un cycle. Le client, n’a jamais eu autant de choix en termes d’offre et de canaux de distribution. Et ses habitudes de consommation tendent toujours plus vers le « Tout, tout de suite, et à portée de main ». Dans ce contexte complexe, où il est plus difficile de maintenir ses résultats économiques, le modèle hyper, en souffrance, est remis en cause.
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TimeSkipper - 5 enjeux pour transformer votre magasin de bricolage
5 enjeux pour transformer votre magasin de bricolage

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Depuis une dizaine d’années, la distribution spécialisée en matériel de bricolage est copieusement bousculée. En effet, l’évolution des habitudes de consommation, la multiplication d’acteurs de tous horizons aux politiques tarifaires agressives, la lente amorce du virage digital, ou encore l’apparition de nouveaux modèles, ont « obsoletisé » les pratiques et les process du point de vente. Et cette nouvelle donne implique des enjeux organisationnels aux réponses complexes à mettre en oeuvre, le quotidien du magasin de bricolage étant déjà sous tension.Personnalisation, cross canal, vente à projet, géo localisation de l’offre, hyperspécialisation assortie de polyvalence : 5 enjeux inhérents et vitaux à la réussite de la mutation des magasins de bricolage, dont nous vous livrons les clés de la réussite.
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Digitaliser son point de vente : quels impacts sur votre organisation ?

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Tenu par des enjeux de compétitivité et de rentabilité, le retail doit faire face à la concurrence du e-commerce, s’adapter à l’évolution des modes de consommation et satisfaire des clients plaçant toujours plus haut, la barre des exigences. La digitalisation s’impose comme la solution, permettant aux points de vente de se renouveler, et ré-enchanter l’expérience client en se modernisant.
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Quels sont les 5 principaux enjeux organisationnels des magasins alimentaires de proximité ?

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Du local, du frais, du bio, du prêt à manger de qualité, une multitude de services, la facilité … Tout, tout de suite et près de chez soi : la proximité est (re)devenue un mode de vie, plus en adéquation avec les nouvelles habitudes des consommateurs, et par conséquent, une priorité des enseignes de l’alimentaire ! On l’aura compris, pour les enseignes « la bataille » se joue sur la conquête de parts de marché dans la proximité et sur l’image véhiculée par la floraison de nouveaux concepts. Seulement il existe un certain nombre d’enjeux d’ordre organisationnel auxquels répondre pour qu’elle reste une force. Zoom sur les principaux d’entre eux …
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Pilotage d’activité : quelles solutions pour mieux organiser les équipes de la distribution spécialisée ? [VIDÉO]

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La distribution spécialisée est actuellement très bataillée. La concurrence toujours plus offensive, l’évolution des concepts marchands, parallèlement à celle des modes de consommation, ainsi que l’introduction de nouvelles manières de travailler remettent en cause son modèle traditionnel. Les exigences en termes d’organisation sont telles, que le pilotage d’activité s’impose comme une réponse incontournable aux enjeux de survie du secteur.
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Quelle offre TimeSkipper pour mon point de vente ?

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Vous avez pris l’excellente décision de vous équiper de la solution de pilotage d’activité du travail proposée par Timeskipper et il ne vous reste « plus qu’à » choisir entre les offres Access, Premium ou Expert ? L’outil s’adaptant à tout type de magasin, l’une d’entre-elle correspond forcément à votre problématique de pilotage d’activité. Nos consultants peuvent se charger de définir avec vous, la meilleure formule, en fonction du format de distribution de votre enseigne, des spécificités de votre magasin et du type de besoin en pilotage qui doit être couvert. En attendant, voici quelques conseils pour éclairer votre décision …
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Développez la rentabilité de vos points de vente en identifiant le temps de travail perdu

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