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Distribution alimentaire : 3 pistes à suivre pour optimiser l’activité des équipes opérationnelles en libre service

par | Distribution Alimentaire | 0 commentaires

En ce début d’automne 2021, si les volumes d’affaires en distribution alimentaire sont plutôt encourageants, l’équation économique n’est pas tout à fait rose. En effet, l’inflation sur les prix se profile, la concurrence, notamment celle issue du hard discount, se renforce, et la multiplication des canaux de distribution fait grimper en flèche les coûts opérationnels des enseignes. Au sein des équipes par ailleurs, l’environnement humain est complexe. La pandémie a demandé un investissement colossal et une adaptation immédiate de la part des collaborateurs. L’enjeu maintenant consiste à savoir les retenir et leur permettre d’évoluer.

Venir à bout de cette problématique multi-facettes exige d’activer simultanément trois leviers afin de trouver de nouvelles sources d’efficacité :

  • une meilleure connaissance de la charge de travail des équipes
  • un management rigoureux, motivant et inspirant, en lien avec le terrain
  • une optimisation logistique de précision

Un véritable tour de force certes, mais néanmoins jouable… démonstration !

 

LEVIER n°1 : La maîtrise de la charge de travail du point de vente

 

C’est un fait inéluctable : l’activité en point de vente est de plus en plus diversifiée. On demande aux équipes une flexibilité de chaque instant et des compétences multiples, afin de pouvoir parer au plus pressé, urgent, prioritaire, obligatoire … Pour résumer, il faut servir vite et bien le client … quoi qu’il en coûte !

Une exigence qui suppose cependant de savoir orchestrer le pilotage des activités des collaborateurs. Entendons par là, être capable d’estimer et répartir correctement la charge de travail, c’est-à-dire le volume d’heures de travail lié aux tâches à réaliser, au sein des équipes. L’enjeu est majeur, et y parvenir dans ce contexte est devenu aussi complexe que vital, d’autant que pour être bien maîtrisée, la charge de travail doit être pilotée sur trois horizons de temps :

 

1) Pilotage budgétaire

Il s’agit dans un premier temps d’effectuer une simulation du volume d’heures de travail à l’avance, de manière mensuelle ou annuelle. L’exercice consiste à affecter le bon nombre de personnes aux différents univers ou équipes, pour couvrir une charge de travail prévisionnelle en tenant compte des absences liées aux congés. Ainsi les équipes sont dimensionnées pour répondre aux besoins opérationnels.

Idéalement cette charge de travail prévisionnelle doit servir de base aux directions financières pour réaliser le budget, et aider les DRH à nourrir les applications de génération de planning horaire.

 

2) Le pilotage opérationnel

Si l’enjeu du pilotage budgétaire consiste à  dimensionner l’équipe cible à l’avance en déterminant le nombre de personnes idéal, celui du pilotage opérationnel de la charge de travail diffère quelque peu. En effet, il s’agit pour le manager de diriger quotidiennement et efficacement son équipe, en optimisant la répartition des tâches entre les collaborateurs selon leurs compétences, et de la manière la plus équitable possible.

La charge de travail est recalculée chaque jour avec des données plus précises, par exemple le volume des colis réel livré à mettre en rayon. Le manager est alors en mesure de la répartir au mieux, en tenant compte des éventuels aléas, comme l’absence imprévue d’un collaborateur ou un retard de livraison.  Après avoir réparti la charge de travail, le manager est capable de dire s’il dispose ou non d’heures libres[1] pour effectuer d’autres tâches, ou pour renforcer par exemple, l’équipe Drive si elle manque d’heures pour préparer les commandes.

[1] La charge de travail une fois répartie, est comparée aux heures de présences des collaborateurs. 

 

3) Le pilotage en « temps réel »

Pour couronner le tout, le pilotage dynamique s’impose lorsqu’on fait entrer en scène notamment, les exigences liées aux canaux e-commerce comme le Click and Collect, le Drive ou encore la livraison à domicile. Il est crucial à ce titre, de pouvoir honorer la demande et ouvrir des créneaux de livraison, quel que soit le circuit. Le défi consiste non seulement à bien connaitre et calculer la charge de travail liée à la préparation de chaque commande, mais aussi à être en mesure de dire en temps réel si on a assez d’heure pour la préparer… A ce titre, on peut imaginer combien la gestion des 41.2% de commandes internet supplémentaires sur l’année 2020, et ce rien que pour l’alimentaire, a pu être sportive pour les équipes !  

 

Pour orchestrer la charge de travail sur les trois cycles budgétaire, opérationnel à J-1, et en temps réel,  il est vivement recommandé de s’appuyer sur une solution dédiée !

 

 

LEVIER n°2 : Un management rigoureux en lien avec le terrain

 

L’implication des équipes constitue l’un des enjeux majeurs de la bonne réalisation des opérations en magasin, et repose principalement sur le savoir faire managérial. En effet, il est essentiel que chaque collaborateur comprenne aux côtés de son manager, sa propre contribution à l’objectif global et fasse le lien entre son implication personnelle et son rayon, son équipe et son magasin. Donner du sens, en plus d’informer, former et animer son équipe, tel est la mission d’un manager motivant et inspirant, en distribution alimentaire. Et c’est seulement à ce prix que la flexibilité et la polyvalence des équipes, essentielles à la réactivité, pourront être introduites, à des degrés divers selon les formats de magasins.

Soyons également en phase avec l’air du temps ! Des solutions digitales et logistiques existent, telles des tablettes ou tous types de devices permettant de recevoir les informations en mobilité directement sur le terrain … Equiper les collaborateurs de ces outils leur permet de gagner significativement en autonomie, en efficacité, et même en productivité… alors pourquoi s’en priver ?

Gardons également à l’esprit la sempiternelle ritournelle, mais Ô combien essentielle, « Retail is detail ». En effet, coordonner et maintenir en place les bonnes personnes et la charge de travail au quotidien, de même que veiller à la rigueur d’exécution et la préservation de la qualité globale du magasin, relèvent d’une attention de chaque instant ainsi que d’un véritable souci du détail … et ce, pour chaque tâche ! De cette manière, le travail est réalisé correctement, voire toujours mieux.

Concernant maintenant la direction, son rôle consiste à donner les moyens, l’autonomie et sa confiance aux managers, afin qu’ils transmettent les bonnes pratiques aux collaborateurs. Ainsi alignés avec la stratégie du point de vente, les collaborateurs œuvrent dans la même direction : la qualité.

 

Une fois encore, un outil de pilotage de l’activité se révèle indispensable, mais cette fois ci, à l’efficacité managériale !

Vous souhaitez en savoir plus
sur la plateforme de pilotage TimeSkipper

LEVIER n°3 : Le défi de la logistique en magasin 

 

Le challenge en question consiste à proposer une optimisation linéaire en adéquation avec la logistique amont. A ce titre, le spectre du désordre opérationnel plane au quotidien en point de vente, la difficulté de la tâche étant liée à l’interdépendance entre l’efficacité de la logistique des entrepôts et celle du magasin.

Dans un premier temps, trouver le bon rythme pour les livraisons et commander la quantité de produits adéquate, demeure le point essentiel. Ceci étant dit, la manière de préparer les palettes l’est tout autant. Il est par exemple plus pertinent de les structurer avec des produits homogènes, dans une logique d’organisation du magasin selon les grands univers. On évite ainsi la multiplication des opérations de manipulation, comme l’éclatement des produits dans des rayons séparés … source de perte de temps !

D’autre part, si l’outil de gestion des approvisionnements permet de livrer les bonnes quantités de produits au bon moment, l’optimisation du linéaire et des facings reste critique pour garantir l’efficacité des opérations en magasin. La difficulté de l’exercice consiste en effet à déterminer la meilleure adéquation entre volume de ventes et capacité linéaire, afin de limiter au maximum le remplissage des gondoles en cours de journée. Ainsi, le bénéfice est double : les ruptures sont évitées et on gagne du temps en réduisant les allers retours intempestifs en réserve !  

L’efficacité logistique en magasin demande donc l’intégration de tous ces savoirs faire ainsi qu’une véritable coordination avec la logistique amont. A ce titre, il est essentiel d’optimiser en simultané :

  • les flux tendus pour les produits à forte rotation afin d’assurer la capacité à servir le magasin
  • la palettisation et la livraison, dans la logique d’implantation du magasin.

En définitive, optimiser Supply et Merchandising s’inscrit dans une logique d’amélioration continue dont les enjeux sont délicats à relever : il s’agit en effet de trouver le juste milieu pour maximiser la création de valeur à la fois en magasin et sur la plateforme logistique.

Un outil de pilotage d’activité permet justement d’identifier les sources de productivité par métier, rayon et par tâche dans le magasin … et au final optimiser l’ensemble de la chaine de la logistique aux opérations en magasin.

 

 

Timeskipper, plateforme d’optimisation et de pilotage d’activité des équipes en point de vente, accompagne les enseignes dans la mise en oeuvre des trois leviers de succès liés à l’efficacité des équipes opérationnelles :

1) Le solide savoir faire dans la constitution de référentiel de temps et de tâches, et la puissance de son outil vous permettent de maîtriser la charge de travail.

2) Support managérial par excellence, sa plateforme aide le manager à communiquer des informations pertinentes au bon moment : donner de la perspective sur les prévisions de l’activité, répartir équitablement la charge de travail et responsabiliser chaque collaborateur.

3) Le système de mesure indique précisément le temps lié à chaque tâche, et permet à tout moment de mesurer l’efficacité avec laquelle les bases logistiques servent les points de vente.

En définitive, s’appuyer sur l’expertise métier de Timeskipper, c’est pouvoir animer et optimiser différents modes d’organisation des magasins, maximiser l’efficacité de la logistique amont, et mettre en place un système d’amélioration continue au profit de toute l’enseigne !

Pour en savoir plus, demandez une démonstration en ligne !

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